Polityka prywatności

Operatorem systemu Wspólneo jest MGTOR sp. z o.o., ul. Bankowa 14-16 lok. 15, 87-100 Toruń, KRS 0001252677, NIP 9562413255, REGON [do uzupełnienia], e-mail: kontakt@pewnawspolnota.pl (dalej „Operator”).

W systemie występują dwie odrębne role w rozumieniu RODO:

• Operator jako administrator — w odniesieniu do danych kont Użytkowników (imię i nazwisko, e-mail, rola, dane logowania, dane techniczne) oraz danych niezbędnych do świadczenia i rozliczenia usługi wobec Klienta.
• Zarządca (Klient) jako administrator — w odniesieniu do danych właścicieli i mieszkańców wspólnot wprowadzanych do systemu (np. dane kontaktowe, dane lokali, salda, odczyty mediów). Operator przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający na podstawie odrębnej umowy powierzenia i wyłącznie na udokumentowane polecenie Zarządcy.

Osoby, których dane wprowadził Zarządca, powinny kierować żądania dotyczące swoich danych w pierwszej kolejności do właściwego Zarządcy jako administratora.

W zależności od roli i sposobu korzystania z systemu przetwarzane mogą być:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, e-mail, telefon),
• dane konta i uwierzytelniania (rola, zaszyfrowane hasło, ustawienia 2FA),
• dane dotyczące lokali i własności (numer lokalu, udział, okresy własności),
• dane rozliczeniowe (naliczenia, wpłaty, salda, odczyty liczników),
• treści wprowadzane przez Użytkowników (ogłoszenia, zgłoszenia, głosy, dokumenty),
• dane techniczne (adres IP, logi zdarzeń, dane sesji).

• świadczenie usługi i obsługa konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes: zapewnienie działania i bezpieczeństwa systemu),
• przetwarzanie danych mieszkańców na polecenie Zarządcy — na podstawie umowy powierzenia; podstawę wobec osób, których dane dotyczą, określa Zarządca (administrator), zwykle art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO w związku z ustawą o własności lokali,
• rozliczenia i obowiązki księgowe Operatora — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• rozpatrywanie reklamacji i dochodzenie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane mogą być powierzane zaufanym dostawcom usług IT działającym na zlecenie Operatora, w szczególności:

• Supabase — baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików (infrastruktura w regionie UE — Frankfurt),
• Vercel — hosting i udostępnianie aplikacji,
• dostawca usług e-mail (powiadomienia transakcyjne), jeżeli jest wykorzystywany.

Operator zawiera z podmiotami przetwarzającymi wymagane umowy powierzenia i korzysta wyłącznie z dostawców zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych.

Dane przechowywane są w infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej. Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzi dostawców doszłoby do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO (m.in. standardowe klauzule umowne).

Dane kont przetwarzane są przez czas korzystania z systemu oraz przez okres wynikający z przepisów (np. rozliczeniowych). Dane powierzone przez Zarządcę przetwarzane są przez czas obowiązywania umowy powierzenia, a po jej zakończeniu są usuwane lub zwracane zgodnie z poleceniem Zarządcy, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania.

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żądania dotyczące danych powierzonych przez Zarządcę realizowane są za jego pośrednictwem jako administratora.

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym:

• szyfrowanie połączeń (HTTPS) i danych w spoczynku po stronie infrastruktury,
• izolację danych między klientami i wspólnotami na poziomie bazy danych (row-level security) — każdy Użytkownik widzi wyłącznie dane przypisane do swojej roli i wspólnoty,
• weryfikację dwuetapową (2FA) dostępną dla kont,
• kontrolę dostępu, rejestrowanie zdarzeń oraz regularne kopie zapasowe.

System wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie niezbędne do działania usługi (m.in. utrzymanie sesji logowania i bezpieczeństwo). Bez tych plików korzystanie z systemu nie jest możliwe. System nie służy do marketingu ani profilowania reklamowego.

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne, w tym do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Operatorem pod adresem e-mail: kontakt@pewnawspolnota.pl lub pisemnie na adres siedziby wskazany w punkcie 1.

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usługi. Aktualna wersja jest publikowana w systemie wraz z datą ostatniej aktualizacji.